Das Thema Digitalisierung wird aktuell in den Ministerien, Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern sehr stark gefördert. Fördertöpfe und verschiedenste Initiativen zielen auf die Digitalisierung der Betriebe in Baden-Württemberg, um den Standort auch weiterhin so stark zu halten. Dabei muss es oft nicht teuer sein, um den eigenen Betrieb durch digitale Medien zu optimieren. Wir zeigen Ihnen in diesem Blogbeitrag, wie wir unsere Kunden beim Thema Digitalisierung unterstützen.

 

Die Anforderungsanalyse

Um die wichtigsten Prozesse und Arbeitsschritte für die Digitalisierung zu identifizieren, ist es natürlich nötig mit den verschiedensten Gruppen im Unternehmen zu sprechen. Das sind nicht nur die Geschäftsführer, sondern auch die MitarbeiterInnen beim Kunden, oder im Back-Office. Identifizieren Sie mit uns mittels des Design-Thinking-Ansatzes die Problemfelder im Unternehmen. Dafür gilt: am Anfang denken wir nicht in Lösungen, sondern in Problemen. Oft ist man voreingenommen, wenn man bereits zu Beginn nach potentiellen Lösungen sucht.

Nachdem die Problemfelder identifiziert wurden, sollten die zu lösenden Probleme nach ihrem Potential und der Machbarkeit sortiert werden. Die höchste Priorität haben die sogenannten “low-hanging-fruits”, die man dann im Zuge der Umsetzung als erstes angehen sollte.

Die Altsysteme – Legacy-Systeme

Um die Machbarkeit und die Kosten der verschiedenen Vorhaben zu untersuchen, setzen wir uns im Anschluss mit Ihren IT-Verantwortlichen zusammen, um die verschiedene Systeme in Ihrem Betrieb zu ermitteln und Schnittstellen zu identifizieren. Es ist wichtig, die Schnittstellen frühzeitig zu identifizieren und die Machbarkeit zu untersuchen. Oft versuchen sich Hersteller von ERP-Systemen abzuschotten, um die Erweiterung ihrer Systeme zu blockieren. Auch da gibt es Abhilfe (Beispielsweise durch direkten Zugriff auf die Datenbank), dieser Umweg kann aber zu hohen Mehrkosten führen.

Sollten die Altsysteme zu sehr zerstreut und zu abgeschottet sein, macht es auch Sinn, über Alternativen nachzudenken. Oft ist Branchensoftware bereits seit Jahrzehnten im Einsatz. Wenn die Hersteller dieser Software die neuen Technologien verschlafen haben, leidet auch Ihr Betrieb darunter. Dann macht möglicherweise ein Wechsel zu einem anderen Hersteller Sinn.

Die gemeinsame Planung

Im letzten Schritt wird gemeinsam mit den Fachbereichen und der IT ein Plan für die Umsetzung der Vorhaben erstellt. Oft macht es Sinn, dass man in mehrtägigen Workshops jede einzelne zu entwickelnde Funktion/Prozess im Detail durchspricht, dokumentiert und die Abhängigkeiten zu den Systemen/Funktionen ermittelt.

Das sollte in der gemeinsamen Planung enthalten sein:

  • Zuständigkeiten:
    Wer ist in den verschiedenen Arbeitspaketen involviert? Das können wir als umsetzende Agentur, Ihre IT oder Ihre Fachbereiche sein.
  • Priorität:
    Welche der Funktionen hat die höchste Priorität?
  • Ungefähre Kosten:
    Wir ermitteln eine Schätzung über unsere Aufwände und Ihre Mitarbeiter die Aufwände für Ihre Aufgaben. Bitte beachten Sie, dass Sie die internen Kosten nicht unterschätzen sollten.
  • Zeitplanung:
    Wie viel Zeit benötigt man für die einzelnen Arbeitspakete und wie sind die Abhängigkeiten? Wir empfehlen inkrementelle und in sich geschlossene Zyklen für eine “Schritt-für-Schritt”-Umsetzung.
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